- 20 أغسطس 2025
فهم إدارة المشتريات
تشمل إدارة المشتريات الإشراف على شراء السلع والخدمات في المنظمة. في شركات الإنتاج، ترتبط حوالي 70% من إجمالي المبيعات بالمشتريات. وفي شركات الخدمات، يبلغ هذا الرقم حوالي 40%. لذلك، يعتبر قسم المشتريات مهمًا جدًا ويحتاج إلى إدارة دقيقة. علاوة على ذلك، تشمل إدارة المشتريات الاستعانة بمصادر خارجية وداخلية.
المزايا الرئيسية لنظام ERP من Spark Tech في إدارة المشتريات
يجعل نظام ERP من Spark Tech عملية الشراء دقيقة وفعالة. إليك الخطوات المتبعة:
- مسح على طلب السوق: فهم الاتجاهات الحالية في السوق.
- المصادقة: تأكيد الحاجة إلى المشتريات.
- دراسة حالة السوق: تحليل ظروف السوق والخيارات المتاحة.
- اتخاذ قرار الشراء: اختيار أفضل الخيارات للشراء.
- إصدار أوامر الشراء: إنشاء أوامر الشراء.
- تسجيل البضائع والخدمات المستلمة: تسجيل العناصر المستلمة.
- تسجيل الحسابات للسلع والخدمات: الحفاظ على سجلات مالية دقيقة.
- تلقي الفواتير ودفع المبلغ المستحق: التعامل مع المدفوعات والفواتير.
- إنشاء مذكرة خصم للمواد المعيبة: ملاحظة أي عناصر معيبة.
عملية إدارة المشتريات التفصيلية
عادةً ما تتضمن عملية إدارة المشتريات ثلاث مراحل رئيسية:
- التخطيط للشراء
- متابعة عملية الشراء
- تقديم تقرير عن المشتريات
التخطيط للشراء
التخطيط هو المفتاح لعملية شراء ناجحة. إليك الخطوات:
- إنشاء خطط ومهام الشراء: إعداد خطط تفصيلية وتخصيص المهام.
- تقديم المعلومات المتعلقة بالشراء: مشاركة الملفات والروابط ذات الصلة.
- تعيين متخصص لمهام الشراء: اختيار الأفراد المسؤولين.
- تحديد أولويات المهام، تواريخ البدء/الانتهاء: وضع أولويات واضحة وجداول زمنية.
- تعيين المشرفين: تعيين الأشخاص للإشراف على العملية.
- إنشاء المرشدين: تعيين مرشدين للإرشاد.
- التحكم والتقييم: مراقبة وتحسين العملية.
تقرير عن المشتريات
يساعد التقرير الدقيق في تقييم عملية الشراء. يجب أن يتضمن:
- مقارنة القيم الفعلية والقيم المقدرة: فحص الفروقات بين التكاليف المتوقعة والفعلية.
- حساب الإحصاءات الهامة ومخططات الشراء: إنشاء بيانات ومخططات.
- فرز، تجميع، أو تصفية المهام: تنظيم المهام للتحليل.
- إنشاء جداول لعرض الإحصاءات الرئيسية ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs): استخدام الجداول لعرض المقاييس الرئيسية.
فوائد نظام ERP من Spark Tech
يساعد نظام ERP من Spark Tech في اتخاذ القرارات. يوفر أدوات لإدارة المشتريات، مما يساعد المنظمات على:
- تحسين التخطيط وتنفيذ المشتريات
- ضمان التسجيل والإبلاغ الدقيق للمشتريات
- تعزيز الكفاءة العامة
إدارة المشتريات الفعالة ضرورية لأي منظمة. باستخدام أنظمة مثل ERP من Spark Tech، يمكن للشركات تبسيط عمليات الشراء الخاصة بها. يضمن ذلك الدقة والكفاءة والتكلفة الفعالة.
